Financiële Verantwoording

Financiële verantwoording realisatie fase 1.
Overeenkomstig onze doelstellingen en uitgangspunten leggen we hier verantwoording af over de 1e fase van het project. De tekst van deze verantwoording is overgenomen uit de eindrapportage, die we op 28 mei naar NCDO hebben verzonden. Al u dat wenst, kunt u via een mailtje de volledige tekst van deze eindrapportage opvragen. Verder informeren we u over de activiteiten, die in de 2e projectfase zullen plaats vinden en over de subsidieaanvraag, die daarover naar NCDO is verzonden. Ook deze tekst kunt u via een mailtje opvragen.

Uit welke financieringsbronnen zijn de activiteiten van de 1e fase bekostigd?
Voor de volledige realisatie van de activiteitenplanning was een bedrag van EUR 50.000 begroot. Nadat Stichting Bantan Woro EUR 25.008 had ingezameld, is bij NCDO het toegezegde medefinancieringbedrag aangevraagd. Omdat eerst een voorschot van EUR 22.500 wordt uitgekeerd en de laatste EUR 2.500 na de eindrapportage wordt vergoed, waren eind december 2009 de totale inkomsten niet dekkend voor de totale bekostiging van de geplande bouwactiviteiten. Het resterende bedrag (EUR 2.492) is daarom door Stichting Bantan Woro voorgefinancierd uit voorlichtings- en inzamelacties, die tussen 7 december 2009 en 30 maart 2010 zijn uitgevoerd en uit donaties van particuliere schenkers.

Welke bedragen zijn aan onze projectpartner ter beschikking gesteld?
In de loop van de 1e fase van het project is voor de realisatie van de gebouwen in totaal EUR 49.951 overgemaakt naar onze projectpartner. Afgezet tegen het begrote bedrag van EUR 50.000 is dus een bedrag van EUR 49 niet overgemaakt. Dit bedrag is gebruikt voor de bekostiging van een klein deel van de geldtransactiekosten.

Hoe zijn de ter beschikking gestelde financiële middelen in Abéné benut?
Volgens het kasboek van de projectmanager zijn de ter beschikking gestelde middelen als volgt benut.
- Bestekken/bouwtekeningen: Begroot: EUR 308. Besteed: EUR 308. Verschil: EUR 0,00.
- Administratie: Begroot: EUR 7.999. Besteed: EUR 7.778. Verschil: EUR -221.
- Sector Horeca: Begroot: EUR 16.937. Besteed: EUR 16.946. Verschil: EUR +9.
- Informaticablok: Begroot: EUR 15.215. Besteed: EUR 15.270. Verschil: EUR +55.
- 1e deel sector bouwkunde / elektrotechniek: Begroot: EUR 6.064. Besteed: EUR 5.259. Verschil: EUR -805.
- Sanitair: Begroot: EUR 3.478. Besteed: EUR 2.930. Verschil: EUR -549.
- Totaal ter beschikking gesteld: EUR 49.951
- Totaal besteed: EUR 48.491.
- Totaal (nog) niet besteed: EUR 1.460. Uit dit kasboekoverzicht blijkt dat in vergelijking met het ter beschikking gestelde bedrag in totaal EUR 1.460 (nog) niet is benut. Op de bankrekening in Bignona stond echter een bedrag van EUR 1.120. Dat is in vergelijking met het kasboeksaldo van EUR 1.460 een verschil van EUR 340. Dat verschil komt overeen met de reiskosten, die gemaakt moesten worden om het geld van de bank in Bignona af te halen (heen en terug 160 km) en de bankkosten.

Wat is het zuiver financieel eindresultaat?
Voor een zuivere berekening van het financieel eindresultaat hebben we de indirecte kosten (EUR 340) en het niet ter beschikking gestelde bedrag van EUR 49 procentueel in mindering gebracht op de projectonderdelen. Daardoor wordt per onderdeel duidelijk wat, afgezet tegen de bijgestelde begroting, de zuivere meer- of minderkosten waren en wat het financieel realisatiepercentage was van de projectonderdelen.
- Bestekken/bouwtekeningen: Bijgestelde begroting: EUR 308. Besteed: EUR 308. Verschil: EUR 0,00. Realisatie: 100 procent.
- Administratie: Bijgestelde begroting: EUR 7.936. Besteed: EUR 7.778. Verschil: EUR -158. Realisatie: 98 procent.
- Sector Horeca: Bijgestelde begroting: EUR 16.800. Besteed: EUR 16.946. Verschil: EUR +146. Realisatie: 100,87 procent.
- Informaticablok: Bijgestelde begroting: EUR 15.092. Besteed: EUR 15.270. Verschil: EUR +178. Realisatie: 101,18 procent.
- 1e deel bouwkunde/elektro: Bijgestelde begroting: EUR 6.020. Besteed: EUR 5.259. Verschil: EUR -761. Realisatie: 87,33 procent.
- Sanitair: Bijgestelde begroting: EUR 3.455. Besteed: EUR 2.930. Verschil: EUR -525. Realisatie: 84,81 procent.
- Totaal (nog) niet besteed: EUR 1.120 (= 2,26 procent van totale bijgestelde begroting).
- Totaal financieel realisatiepercentage: 97,74 procent In totaal is dus 97,74 procent van de totale bijgestelde begroting benut voor de bouw van de projectonderdelen. In totaal is EUR 1.120 (of 2,26 procent) (nog) niet benut. Bij twee onderdelen is sprake van een budgetoverschrijding en bij de overige onderdelen is het begrote bedrag niet volledig benut. Bij de twee onderdelen, die als laatste werden gerealiseerd, is de afwijking t.o.v. de begroting het grootst.

Hoe komt het dat EUR 1.120 nog niet is benut?
Nadat we het kasboekoverzicht van het informaticablok hadden ontvangen, stelden we vast dat de uitgaven teveel uit de pas begonnen te lopen. Omdat de minderkosten van het administratieve blok niet meer de meerkosten van het horeca- en informaticablok compenseerden, verzochten we de projectmanager om op de volgende bouwonderdelen te bezuinigen. Daarnaast heeft de projectmanager, bij de realisatie van 37,91 procent van het gebouw voor de sectoren bouwkunde en elektrotechniek, in overleg met ons het besluit genomen om de bouw op een bouwkundig logisch moment (n.l. waar de dakconstructie begint) te stoppen. Volgens de bijgestelde begroting is, mede daardoor uiteindelijk EUR 761 niet benut. Dit bedrag moet nog meegenomen worden in het bedrag dat voor de afbouw van dit gebouw in de 2e fase is begroot. Van het sanitair zijn zowel de bouw- als de materiaalkosten lager dan begroot uitgevallen. In totaal is EUR 525 niet benut. In de derde fase van het project, als de school al met één sector operationeel is, zal het sanitair worden uitgebreid, met het oog op de openstelling van de volgende twee sectoren in het volgende schooljaar.

Hoeveel zal NCDO waarschijnlijk nog uitbetalen na behandeling van onze eindrapportage?
N.a.v. een telefonisch contact met NCDO schatten we in dat NDCO nog ongeveer EUR 1.900 zal uitkeren. Dit is EUR 2.500 minus de helft van EUR 1.120.

Financiële verantwoording tot oktober 2009 Vanaf de oprichting van Stichting Bantan Woro tot 18 oktober 2009 is in totaal ongeveer EUR 25.000 euro bijeengehaald. 25,6 procent van dit bedrag werd gesponsord door particuliere personen! Projecten in scholen brachten 18 procent van het totale bedrag op en Stichting Ontwikkelingssamenwerking Breda en kringloopwinkels droegen tezamen voor 32 procent bij. Door de crisis was de sponsoring door bedrijven zeer beperkt. Gelukkig wilden diverse Albert Heijn winkels van Breda en omgeving ons de mogelijkheid bieden om bij de legeflesssenautomaat een spaarbus zetten, waarin klanten hun tegoedbon kunnen stoppen om het project van Bantan Woro te ondersteunen.

Opbrengsten
In onderstaand overzicht is de opbouw van de opbrengsten zien.
- Particulieren (inclusief volmachten): EUR 6.400 (25,6 procent)
- Stichting Ontwikkelingssamenwerking Breda: EUR 3.500 (14 procent)
- Kringloopwinkels + wereldwinkel Drimmelen: EUR 4.500 (18 procent)
- Scholen: EUR 4.500 (18 procent)
- Afrikafeesten 2007 en 2008: EUR 1.500 (6 procent)
- Spaarbusacties Albert Heijn: EUR 1.500 (6 procent)
- Braderijen, koninginnedag, opbrengsten infoactiviteiten: EUR 1.500 (6 procent)
- Bedrijven + sportscholen: EUR 950 (3,8 procent)
- Overige (bijv. Remonstranse kerk, Tobias, Gadisha): EUR 650 (2,6 procent) Totaal: EUR 25.000 (100 procent)

90 procent van de opbrengsten komen direct ten goede aan de bouw van de school De onkosten bedroegen ongeveer EUR 3.000 of 12 procent. De zuivere opbrengst bedraagt EUR 22.000 of 88 procent. De belangrijkste kostenposten bestaan uit drukwerk, verzendkosten en kosten van het 2 daagse verblijf in Abéné van de 4 ambtenaren van ministerie van technisch onderwijs. De kosten voor drukwerk zullen nog door het NCDO terugbetaald worden, waardoor de zuivere onkosten 10 procent zullen bedragen. Dat betekent dat van elke EUR 10 euro er 9 rechtstreeks ten goed komen aan de bouw van de school. Aangezien we geen grote kostenposten meer verwachten zal het onkostenpercentage jaar per jaar verder afnemen. Ons streven is erop gericht dat aan het einde van het project 96 procent van de opbrengsten rechtstreeks ten goede is gekomen van het project.